L'espace lycée pas à pas.

• Sur la page d'accueil, les boutons « Accès BDE/DDFPT » et « Administrateur ».

• Cliquez « Accès BDE/DDFPT », saisissez votre adresse et votre mot de passe. L'adresse académique et l'adresse personnelle sont acceptées, avec le même mot de passe.
• Première connexion : cliquez « Mot de passe oublié » depuis l'une ou l'autre adresse, ouvrez le lien reçu, choisissez votre mot de passe. Même procédure en cas d'oubli.

• DDFPT et Bureau des entreprises gèrent les conventions : création, contrôle, correction, relances. Le proviseur adjoint consulte.
• L'administrateur gère les comptes, l'annuaire (élèves, enseignants, entreprises, classes, calendrier, import) et la corbeille ; il ne signe ni ne corrige aucune convention. Toute action est journalisée.

• Les compteurs : conventions actives, en cours, finalisées, brouillons.
• Les conventions récentes avec la classe et l'étape exacte.
• Le journal des derniers événements.
• Plus bas, le pilotage : indicateurs par classe, diagrammes des élèves en stage semaine par semaine, activité mensuelle, documents signés (étape 11).
• Le menu à gauche, dans l'ordre : Tableau de bord, Conventions, PFMP en retard, Attestations de stage, Élèves, Annuaire des entreprises, Enseignants, Calendrier PFMP, Boîte d'envoi ; puis l'administration : Paramètres, Comptes & rôles, Journal d'audit, Corbeille, Assistant de configuration.

• Ouvrez-le chaque jour ou deux : repérez les conventions à l'étape « Bureau des entreprises : contrôle » et les classes silencieuses.
• Un coup d'œil à « PFMP en retard » (étape 12) à la fin de chaque période.

• « Voir toutes les conventions » ouvre la liste complète (étape 7).

• La page « Élèves » : nom, classe, naissance, responsable, contacts.
• Les boutons Exporter (Excel, Word, PDF), « Importer (CSV / Excel) », « Nouvel élève ».
• Le rappel du format accepté : un fichier tableur (CSV ou Excel) avec au moins nom, prénom, date de naissance et classe ; les libellés de classe voisins (alias) sont reconnus.

• Exportez la liste depuis SIECLE (nom, prénom, date de naissance, classe, adresse, téléphone, e-mail du représentant légal).
• Cliquez « Importer », déposez le fichier ; séparateur ; ou , et encodage UTF-8 ou Windows-1252 acceptés.
• Réimportez sans crainte en cours d'année : les élèves déjà connus sont rapprochés et mis à jour, sans doublon.

• Chaque demande d'élève est rapprochée de cette liste ; le lien de signature part vers l'adresse connue du lycée.

• Menu « Enseignants » : liste, import, envoi des tableaux de bord par courriel.
• Les classes avec, pour chaque année scolaire, leur professeur principal et leur co-professeur principal.

• Importez les enseignants, vérifiez pour chaque classe le professeur principal et le co-professeur principal (Paramètres, PP par classe).

• Dans le formulaire élève, le professeur principal est pré-sélectionné comme référent, avec un choix rapide vers le co-professeur principal ; chaque enseignant reçoit son tableau de bord.

• L'année scolaire, « Ajouter une année », « Enregistrer ».
• Une carte par classe avec ses périodes : libellé, début, fin, bouton « Période », corbeille.

• Saisissez les périodes officielles de PFMP par classe, puis « Enregistrer ». Seuls l'administrateur et le DDFPT enregistrent le calendrier ; le Bureau des entreprises le consulte.

• Les périodes sont proposées automatiquement à l'élève à la création de sa convention, selon sa classe.

• Les entreprises partenaires : activité, domaine, adresse, contacts, SIRET, tuteur.
• Une seule page, deux onglets : l'annuaire des partenaires, et la recherche d'entreprises sur la carte (l'ancien menu « Recherche d'entreprise » y a été fusionné) ; « Nouvelle entreprise ».
• L'historique des accueils de chaque entreprise.

• Les fiches (tuteur, e-mail, assurance) pré-remplissent les demandes des élèves. L'assurance est mémorisée par entreprise : elle est pré-remplie pour le magasin suivant de la même enseigne, et le tuteur la vérifie.

• Ce domaine alimente aussi la recherche de stage proposée aux élèves.
• Après chaque stage, un remerciement automatique part à l'entreprise ; l'annuaire sert aussi à la campagne de taxe d'apprentissage.

• Une ligne par convention : titre, entreprise, élève, classe, période, étape courante, statut (Brouillon, En cours, Finalisée), « Ouvrir ».
• Des badges : « Demande initiée par l'élève/famille », « Identité à vérifier ».

• Filtrez, ouvrez une convention : corrigez-la tant qu'elle n'est pas entièrement signée, relancez chaque partie (e-mail, SMS ou QR code en grand), transmettez.
• Cliquez un en-tête de colonne pour trier (croissant, puis décroissant) : les classes se rangent dans l'ordre scolaire (2nde, 1re, Tle ; CAP 1 puis 2), les étapes et statuts dans l'ordre du circuit. Tous les tableaux de l'espace lycée se trient ainsi.

• Les brouillons sont des conventions démarrées par l'établissement et non envoyées.

• La frise : étapes 1 à 3 cochées, étape 4 en bleu.
• « Contrôle requis » avec deux boutons : « Conforme : envoyer au DDFPT » (actif quand tout est coché) et « Non conforme : renvoyer à l'enseignant ».
• L'encadré « élèves de l'établissement sur ce lieu de stage » avec export Excel et PDF.
• Les points de contrôle : identité et classe, entreprise et SIRET, période et jours, horaires, activités, assurance.

• Lisez le document (bouton PDF), cochez chaque point vérifié.
• Conforme : envoyez au DDFPT. Non conforme : renvoyez à l'enseignant avec un motif.

• L'enseignant reçoit le motif et corrige, ou le DDFPT reçoit le courriel de signature.

• Un encadré jaune « Identité à vérifier » en haut de la fiche, avec la raison : élève non reconnu dans la liste, ou adresse famille déclarée différente de celle connue du lycée (le lien a alors été envoyé à l'adresse du lycée).

• Élève introuvable : souvent une orthographe ou une classe différente ; corrigez la fiche élève ou la convention.
• Famille sans courriel connu : vérifiez l'adresse déclarée puis reportez-la dans la fiche élève.

• Personne ne peut remplir une convention à la place d'un autre élève sans que cela se voie.

• Un courriel « Convention PFMP : DDFPT, signature » avec un lien sécurisé, une fois la convention déclarée conforme.
• Le même écran de signature que les autres signataires : nom, tracé, case de confirmation.

• Signe pour l'établissement, ou renvoie à l'enseignant avec un motif.

• Chacun reçoit le PDF signé ; il est archivé dans l'outil.

• Les indicateurs par classe : élèves suivis, conventions, finalisées, en cours, taux de complétion, retard moyen.
• Les diagrammes dynamiques des élèves en stage semaine par semaine : barres, courbes, aires ou secteurs, classes filtrables, affichage plein écran.
• L'activité mensuelle, les PFMP par classe, les documents signés.

• Repérez les classes en retard avant chaque conseil ou réunion d'équipe.

• La vue par classe suppose d'avoir importé la liste complète des élèves (étape 3).

• Les élèves dont une période du calendrier de leur niveau est terminée sans convention finalisée qui la couvre, ou dont les semaines faites sont en deçà de l'attendu.
• Pour chacun : semaines manquantes, périodes non réalisées, conventions en cours, référent à contacter ; un export CSV.
• Les classes sans calendrier sont signalées.

• À la fin de chaque période, parcourez la liste, contactez le référent indiqué, exportez pour la réunion d'équipe.

• Une classe signalée « sans calendrier » : saisissez ses périodes (étape 5), le calcul se fait aussitôt.

• Tous les courriels partis : destinataire, objet, date. Elle prouve ce qui a été envoyé et quand ; on peut renvoyer un lien.
• Si le fournisseur refuse un envoi, le courriel est remis en file automatiquement ; son état est visible ici.

• Qui a fait quoi, quand : chaque signature, renvoi, correction, envoi est tracé. Il répond à toute question de la direction.

• Réservés à l'administrateur : comptes BDE, DDFPT, proviseur adjoint, chacun avec son adresse académique et, au choix, une adresse personnelle (même mot de passe).
• Paramètres : identité de l'établissement (nom, adresse, académie, nom court, UAI, SIRET, logo), professeur principal par classe, réglage « l'administrateur a tous les droits ».
• L'administrateur ne signe ni ne corrige aucune convention ; toute action est journalisée.

• Les éléments supprimés, avec « Restaurer » et « Supprimer définitivement ».

• Rien n'est supprimé définitivement sans passer par la corbeille. Changement de dates : corrigez-les sur la fiche tant que la convention n'est pas entièrement signée (trace « Corrections après signature ») ; pour un autre lieu de stage, annulez la convention avec un motif.
• Restauration et suppression définitive sont réservées à l'administrateur.

• Restauration possible tant que l'élément n'est pas supprimé définitivement.

• En haut du formulaire élève, l'encadré « Mode démonstration : testez l'outil de bout en bout ».

• Indiquez votre adresse : toutes les étapes du circuit vous sont envoyées pour tester chaque rôle.

• Utile pour former les équipes et vérifier les courriels avant la rentrée.

Deux rôles ont signé depuis le même téléphone ou le même réseau. Appelez le tuteur ou la famille pour vérifier que chacun a bien signé lui-même. Ce n'est pas bloquant : le réseau du lycée peut donner la même adresse à plusieurs téléphones.

Tant que la convention n'est pas entièrement signée, corrigez sur la fiche : l'avertissement demande confirmation, les signatures sont conservées et la correction est tracée. Après la signature complète, seuls les e-mails et les téléphones se corrigent.

D'abord la prévention : l'élève ne quitte pas le magasin sans la signature du tuteur. Ensuite, trois leviers gratuits, déjà en place : le lien de l'entreprise part au dépôt avec rappels J+3 et J+7, avec un QR code dans chaque courriel ; l'élève relance lui-même depuis son écran de suivi (QR code en grand ou SMS envoyé de son téléphone) ; à J+5 la famille est invitée à relancer, à J+10 l'enseignant référent est alerté avec le portable du tuteur. Le portable du représentant légal est obligatoire au dépôt (06 ou 07, saisi deux fois) ; celui du tuteur est conseillé (un tuteur peut refuser de le donner : le lien part alors par courriel). Sur la fiche, « Relancer les parties qui n'ont pas signé » reste à votre main : e-mail, SMS ou QR code.

C'est le fonctionnement normal : les deux reçoivent leur lien au dépôt et signent dans l'ordre qu'elles veulent. La convention part à l'enseignant quand les deux ont signé ; « Relancer » rappelle chaque partie qui manque.

Relancez-le depuis la liste des conventions ; s'il est absent, déléguez sa signature à un autre enseignant de la classe (« Délégations de signature », ou « Déléguer la signature de l'enseignant » sur la fiche). Vous ne signez jamais à sa place. À J+7 sans signature, l'alerte « relancez ou déléguez » vous le rappelle. De même, le DDFPT signe la convention pour la direction sans attendre le courriel : bouton « Signer la convention (direction) » sur la fiche, ou « Signer » dans la liste des conventions. Le tampon du lycée et sa signature sont apposés automatiquement. L'administrateur de l'outil dispose en haut de l'écran d'un sélecteur « Voir comme » : il peut regarder l'application exactement comme le Bureau des entreprises, le DDFPT ou le proviseur adjoint la voient, mêmes menus et mêmes boutons, pour vous accompagner ou vérifier un réglage. Dans le menu de gauche, le bloc « À faire » vous dit ce qui vous attend : « 3 conventions à contrôler » pour le Bureau des entreprises, « 2 conventions à signer » et « 3 à contrôler » pour le DDFPT ; un clic ouvre la liste déjà filtrée, où chaque ligne porte son bouton « Contrôler » ou « Signer ». Le DDFPT peut aussi modifier les annuaires (élèves, enseignants, entreprises, classes, calendrier) ; les paramètres et les comptes restent à l'administrateur. Les preuves de signature et le document portent la mention P.O.

C'est le formulaire qui le lui signale dès la saisie de sa classe, de son nom et de son prénom, avec la référence et l'étape en cours. Avec sa date de naissance, son écran de suivi s'ouvre, sans courriel : qui a signé, qui est attendu, les QR codes et les SMS des personnes attendues ; il modifie sa convention tant que ni sa famille, ni le tuteur, ni l'enseignant n'ont signé. Cinq dates fausses en un quart d'heure bloquent l'accès quinze minutes ; chaque réouverture est tracée dans l'historique de la convention.

Un point de contrôle n'est pas coché. L'assurance, elle, ne bloque rien : saisissez-la dans la liste de contrôle si vous l'avez, ou « Reprendre l'assurance connue ».

Après trois relances, les envois s'arrêtent et vous recevez une alerte finale : le contact direct prend le relais. La signature n'est pas bloquée pour autant.

Annulez la convention avec un motif : l'élève peut aussitôt en déposer une nouvelle pour la même période.

Elle date d'avant la règle du 11 septembre 2026 et portait un numéro de contrat sans nom d'assureur. Complétez-la si vous le pouvez ; elle ne bloque rien.

Ouvrez-la : le cadre « Relancer les parties qui n'ont pas signé » renvoie le lien par e-mail, prépare un SMS ou affiche le QR code en grand, à scanner par la personne avec son propre téléphone ; « Corriger » rectifie son e-mail ou son téléphone.

Le lien part vers l'adresse déclarée par l'élève ; vérifiez-la puis reportez-la dans la fiche élève.

Menu Classes puis Calendrier PFMP : créez la classe, son professeur principal et ses périodes.

Personnels du lycée uniquement. Aucune adresse d'enseignant n'est affichée aux élèves, familles ou entreprises, et le téléphone de l'enseignant n'apparaît nulle part : ni sur la convention, ni dans les courriels, ni sur les pages de l'élève, de la famille ou de l'entreprise. Hébergement en France.

La liste des élèves n'a pas été importée, ou pas pour cette classe : importez-la (étape 3).

Tant que la convention n'est pas entièrement signée, l'entreprise se corrige sur la fiche (avertissement, signatures conservées, trace « Corrections après signature »). Pour un vrai changement de lieu, ou une fois tout signé, annulez la convention avec un motif : l'élève en dépose une nouvelle.

L'annuaire (élèves, enseignants, entreprises, classes, calendrier, import) n'est modifiable que par l'administrateur : transmettez-lui la correction.

Dans le Tableau de bord, en dessous des compteurs et du journal (étape 11).

• Modifier n'importe quelle convention avant de la signer, même déjà contrôlée : « Modifier », corriger, « Enregistrer » ; le contrôle est revalidé à votre nom et vous signez dans la foulée, sans repasser par le Bureau des entreprises.
• Signer depuis la fiche (bouton « Signer la convention (direction) ») et revenir d'un clic à la fiche ou à la liste.
• Une fois la convention terminée, « Renvoyer la convention signée à tous » renvoie le PDF à toutes les parties.
• Paramètres : une seconde adresse du signataire direction reçoit en parallèle tout ce qui part à l'adresse académique (utile si la messagerie académique ne livre pas).

• Chaque enseignant de l'annuaire a un compte « enseignant » : une seule page, « Ma classe » (conventions à signer, suivi, relances, tableau de suivi des stagiaires avec affectation d'un enseignant, Excel).
• L'administrateur peut voir l'application comme chaque profil (« Voir comme »), y compris le parcours de l'élève.
• Depuis le 26/09/2026 : délégation de signature. Un enseignant absent confie sa signature à un collègue (« Déléguer ma signature (absence) » dans « Ma classe ») ; le Bureau des entreprises, le DDFPT et l'administrateur délèguent depuis « Délégations de signature ». Plus de transmission automatique au professeur principal : à J+7, une alerte « relancez ou déléguez ».
• Depuis le 24/09/2026, l'élève remplit sa demande dans l'entreprise, tuteur à côté : l'écran « Convention créée ! » affiche le QR code du tuteur, qui le scanne et signe aussitôt ; la famille reçoit son lien par SMS. Il n'y a pas de saisie en classe : au lycée, l'application n'est pas accessible ; un élève dont le tuteur était absent repasse au magasin.
• Le portable du représentant légal est obligatoire au dépôt, celui du tuteur conseillé (10 chiffres, 06 ou 07, saisis deux fois) ; ils sont confirmés avant chaque signature et les liens partent aussi par SMS.
• L'élève corrige lui-même un numéro faux depuis le formulaire ; si la famille corrige l'adresse de l'entreprise sur sa page, le lien repart aussitôt à la bonne adresse.
• Depuis le 25/09/2026 : écran de suivi de l'élève et pense-bête par SMS, relance de chaque partie (QR code en grand, SMS), QR code dans chaque courriel de signature, le bon destinataire à chaque signature, téléphone de l'enseignant retiré de tout, SIRET qui donne l'adresse du magasin, assurance mémorisée par entreprise, corrections jusqu'à la signature complète, calendrier réservé à l'administrateur et au DDFPT.

• Nombre de jours de la convention : heures de présence prévues ÷ 7, arrondi au plus proche (note « * » du modèle officiel). Un élève à 30 h par semaine sur 3 semaines : 13 jours, pas 15.
• Pause de rupture : 30 minutes au moins entre le matin et l'après-midi dès que la journée dépasse 4 h 30 (minimum légal du mineur).
• Toutes les conventions existantes ont été recalculées ; chaque changement est dans le journal d'audit.